今年に入り、某学会の春季大会実行委員会事務局に入っている。自分の知らなかった学会だが、周りに会員が5人もいて、そう小さな学会でないかもしれない。

会員でいても、使いモノにならないとの判断だろうか、おひとよしの自分が手伝いに頼まれた。なんでもハイハイという性格なので、なんの見返りも求めず事務局に入った。

やってみたら、ショボイ学会だなとつくづく感じた。大会用Webサイトがない、参加申込用フォームがない、発表原稿となる見本がない、会員かどうかの確認すらネット上ではできない。

ということで、すべてボランディアでやってきた。メーリングリストの作成、Webサーバの用意、Webサイトの立ち上げ、発表申込の受付、原稿の受付、参加の受付、報告論文集(印刷代がないので、PDFファイルのみ)の作成。事務局の皆さんも一生懸命だが、技術的なことになると、どうしても自分ひとりになってしまう。

数十万出して外注する仕事をひとりで黙々とやっている。土日を使ったり、夜9時頃帰宅したりしていても、本業の仕事も半端でない忙しさなので、時間がいくらあっても足りない。

昨晩やっと、400ページになる報告論文集が出来上がった。80件を超えた報告論文をPDFでまとめ、形の見えるものが現れて達成感を味わった。

春季大会が終われば、自分になにも残らないと思うが、おひとよしという噂は広まるだろう。ヒトに頼むよりも自分でさっさとやってしまうし、文句を言わないし、周りから見ればそれ以上都合のいい人間ロボットはいないはず。

<メモ>
① 原稿はWordファイルがよし。PDFへの変換作業が面倒だが、書式の変更(内容変更は著作権のことからやってはいけない)等はこちらでできるから。
② A4以外のPDFファイルがきたケースでは、Acrobatの印刷機能をつかって、プリンタをAdobe PDFに、さらにプロパティにてプレス品質に設定した上で、ファイル出力すればA4サイズに変換される。
③ ページ番号付きのPDFファイルがきたケースでも、Acrobatの長方形ツールをつかってページ番号を隠して上記同様 Adobe PDFに印刷出力する。
④ あらゆるプリンタで印刷できるためには、原稿のフォント埋め込みを確認すべし。問題あれば、②の作業をする。
⑤ ページ番号は本文より振り直す。つまり、表紙にはページ番号はいらないが、ご挨拶・プログラム(目次相当)にページ番号を振っていても、本文以降は1にリセットしなおすべき。そのため、表紙、ご挨拶+プログラム、本文以降と3つにそれぞれ結合させ、後の2部にさらにそれぞれページ番号をつける。最後に3部を再結合させ、論集として仕上げる。
⑥ 報告論文集の権威性・正当性を保つため、各ページのヘッダーかフッターに、必ず大会の名称・開催日・開催場所を入れる。また、大会実行委員会・報告論文集の編集責任者を必ず裏表紙に入れる。
⑦上記の正当性を保つために、セキュリティを設定して仕上げる。許可しない項目は、文書の変更、文書アセンブリ、ページの抽出、注釈、署名。
⑧ しおりをつけると使いやすくなる。
⑨ 最後に必ず文書の検査をやるべし。問題になりそうな情報を削除する。

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